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03.11.2018 Umgang mit Personaldaten & Datenschutz
Gesetzliche Aufbewahrungs- und datenschutzrechtliche Löschungspflichten im Arbeitsverhältnis - ein Überblick von Haußmann, Karwatzki und Ernst
 
Kurznachricht zu "Datenschutzrechtliche Löschfristen in der Personalverwaltung" von RAin Dr. Kartin Haußmann und RAin Dr. Constance Karwatzki und RA Sebastian Ernst, original erschienen in: DB 2018 Heft 44, 2697 - 2702. ...

Kurznachricht zu "Datenschutzrechtliche Löschfristen in der Personalverwaltung" von RAin Dr. Kartin Haußmann und RAin Dr. Constance Karwatzki und RA Sebastian Ernst, original erschienen in: DB 2018 Heft 44, 2697 - 2702.

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Die Verfasser führen zunächst die wesentlichen, einer datenschutzrechtlichen Löschung entgegenstehenden Aufbewahrungspflichten aus dem arbeitsrechtlichen Bereich auf. U.a. sind dies § 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG, § 7 Abs. 2 AÜG, § 50 Abs. 2 JArbSchG und § 22 Abs. 3 Nr. 2 LadenSchG. Zudem weisen sie auf sozialversicherungsrechtliche, handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten hin. Nach ihren Ausführungen bestehen daneben noch Auskunftspflichten, die zu einer zeitweiligen Aussetzung der Löschungspflicht führen, Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO. Konkret nennen sie § 312 Abs. 1 SGB III und § 163 Abs. 2 SGB IX. Zudem kann, so die Autoren, die Löschung verweigert werden, wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO. Im Folgenden gehen sie auf die datenschutzrechtliche Behandlung von Bewerberdaten ein. Im regulären Bewerbungsverfahren gilt bei einer Einstellung § 26 Abs. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO. Bei Nichteinstellung sind die Daten zu löschen.

Im Hinblick auf mögliche Ansprüche nach dem AGG vertreten Teile der Literatur und einige Datenschutzbehörden nach ihrer Darstellung die Auffassung, dass die Daten von Bewerbern spätestens nach 7 Monaten gelöscht sein müssen. Die Autoren halten starre Fristen von wenigen Monaten für zu kurz. Bei der Verwendung von Talentpools bzw. Aushilfenpools ist die Datenaufbewahrung von der Einwilligung des Bewerbers abhängig. Sie wenden sich dann den Löschfristen im laufenden Arbeitsverhältnis zu. Nach dem Urteil des BAG vom 13.08.1988, Az.: 5 AZR 537/86, besteht ein Löschungsanspruch, wenn das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an einem dauernden Verbleib der Daten in der Personalakte weggefallen ist und der Verbleib in der Akte Gefahren für die berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers begründet.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist zwischen der Löschung von Daten in Personalakten in Papierform ohne Speicherung in einem Datensystem und der Löschung bei digitalen Personalakten zu unterscheiden. Für erstere gilt § 26 Abs. 7 BDSG; weitere als die dort aufgeführten Vorschriften des BDSG oder der DSGVO sind nicht anzuwenden. Bei der digitalen Personalakte sind nach Auffassung der Autoren die Löschungsfristen wegen der Möglichkeit der Geltendmachung von Ansprüchen entsprechend den jeweiligen Verjährungsfristen. Zum Abschluss des Beitrages gehen sie auf die Löschfristen bzgl. der Daten ein, die sich auf die Personalentwicklung und Nachfolgeplanung beziehen.

Dieser Beitrag wurde erstellt von RA Hans-Peter Simon.